Doeleinden van verwerking 
Op deze pagina leggen wij, de gezinshuisouders/ ondernemers van Gezinshuis de Glimlach te Helmond uit, wat wij met (uw) gegevens wel/niet doen. Heeft u vragen over deze privacyverklaring, neem dan contact met ons op via info@gezinshuisdeglimlach.nl 

Gebruik van (persoons)gegevens 

Contacten telefonisch 
Indien u telefonisch contact met ons opneemt, worden gegevens zoals telefoonnummer, naam en eventuele andere details zoals tijdens het gesprek besproken, waaronder huis- en postadres, emailadres en bereikbaarheid, digitaal opgeslagen. Door ons te bellen gaat u hier automatisch akkoord mee. Indien u ons gegevens van iemand anders dan uzelf verstrekt tijdens dit gesprek, geldt hetzelfde. Onze telefonische logboeken worden niet gewist. Wilt u dat wij uw gegevens niet opslaan c.q. dat wij deze verwijderen, meld dit dan (digitaal) schriftelijk. 

Contacten via e-mail 
Wanneer u ons een e-mail stuurt, ongeacht de manier waarop (via de website het contactformulier, beveiligd berichtenverkeer, reguliere e-mail) worden gegevens zoals telefoonnummer, naam en eventuele andere details zoals vermeld in de e-mail(handtekening), waaronder huis- en postadres, emailadres en bereikbaarheid, digitaal opgeslagen. Dit geldt ook voor eventuele bijlagen. Digitaal berichtenverkeer wordt door ons altijd bewaard en opgeslagen. Door ons te e-mailen gaat u hier automatisch akkoord mee. Indien u ons gegevens van iemand anders dan uzelf verstrekt tijdens per e-mail, denk aan het doorsturen van een e-mail bijvoorbeeld, geldt hetzelfde. Wilt u dat wij uw gegevens niet opslaan c.q. dat wij deze verwijderen, meld dit dan (digitaal) schriftelijk. 

Visitekaartjes 
Wanneer u ons een visitekaartje verstrekt, worden de daarop genoemde gegevens digitaal opgeslagen indien de gegevens voor ons van nut c.q. belang zijn. 

Deze gegevens worden mogelijk aangevuld/gecombineerd met andere informatiebronnen zoals contact via e-mail of een telefoongesprek. Wilt u dat wij uw gegevens niet opslaan c.q. dat wij deze verwijderen, meld dit dan (digitaal) schriftelijk. 

Bedrijfsadministratie inclusief boekhouding 
Gegevens van facturen en contactpersonen worden opgeslagen in ons boekhoudprogramma. Gegevens van leveranciers kunnen daarnaast in het digitale adresboek worden opgenomen. Zaken zoals de jaarrekening zijn uitbesteed aan een accountant. Hierover leest u onderaan deze privacyverklaring meer. Indien u niet wilt dat uw gegevens in onze administratie worden opgenomen, dan betekent dit automatisch dat wij geen klant van u kunnen zijn. Wilt u dat wij uw gegevens niet opslaan c.q. dat wij deze verwijderen, meld dit dan (digitaal) schriftelijk. 

Cliëntdossiers 
In het cliëntdossier, wat gevormd wordt door een digitaal- en papierendossier, worden alle gegevens die wij relevant achten voor het behalen van de doelstellingen van een cliënt alsook het opgroeien in een veilige en stabiele omgeving, opgeslagen. Dit betekent ook dat o.a. stukken van rechtbanken, verslagen van gesprekken met betrokkenen, aantekeningen van het dagelijks functioneren van cliënt, schoolresultaten en kopie ID, worden bewaard.Wij slaan ook zaken zoals lichaamslengte, religie, gegevens van ouders, broers, zussen en overige familie op. Medische informatie waaronder medicatiegebruik en de naam van een ziekenhuis en/of specialist, naam van de schoolmentor, gegevens van sportteams etc. worden ook opgeslagen. 

De werkkamer van gezinshuisouders is voorzien van een slot en de werkkamer is wanneer gezinshuisouders en/of daartoe bevoegde medewerkers niet in de directe omgeving aanwezig zijn, afgesloten. Persoonsgegevens op papier worden in persoonlijke dossiers bewaard en opgeslagen. Samen met o.a. de gegevens van derde, vormt dit het cliëntdossier. Papierendossiers kunnen ook worden ingezien op verzoek. Dit geldt ook, op verzoek, voor betrokkenen welke juridisch gezien hier recht op hebben c.q. toestemming hebben van gezinshuisouders en de cliënt. 

Subcontractors, uitzendkrachten, sollicitanten, stagiaires en ZZP’ers 

De administratie met betrekking tot subcontractors, uitzendkrachten, sollicitanten, stagiaires en ZZP’ers welke door gezinshuisouders/ondernemers worden aangetrokken/ingezet, beschikken over een Verklaring Omtrent Gedrag (VOG) van maximaal 1 jaar oud waarvan het aanvraagformulier door GZH zal worden voorzien.Daarnaast krijgen zij, afhankelijk van hun rol en verantwoordelijkheden, toegang tot delen van informatie m.b.t. het gezinshuis, de administratie en cliëntendossiers. Wanneer direct wordt samengewerkt met de cliënten, wordt ook op deze manier informatie verkregen. 

Professionele apps en websites derden 
Gezinshuisouders maken gebruik van diverse apps en websites om tools te hebben c.q. informatie te krijgen over het werkveld waarin zij opereren. Er worden geen privégegevens van cliënten in deze apps opgenomen en profielen op websites bevatten louter zakelijke relevante informatie. Dit betreft géén informatie over cliënten anders dan dat waartoe wij wettelijk c.q. contractueel verplicht zijn. 

Verstrekking aan derden 
Geen van onze gegevens wordt ooit voor commerciële doeleinden aan derden verstrekt of verkocht. Subcontractors, uitzendkrachten, stagiaires en ZZP’ers welke werken voor ons gezinshuis, kunnen toegang hebben tot delen van de gegevens wanneer dit noodzakelijk is voor hun werk. Met deze gegevens en toegangen wordt door de gezinshuisouders uiterst prudent omgegaan. 

Gebruik Spotify, Netflix e.a. 
Onze cliënten hebben toegang tot YouTube met hun privé account en tot o.a. Spotify, Ziggo en Netflix met een persoonlijk account van het gezinshuis. Zij mogen hier, zo lang zij in het gezinshuis wonen, kosteloos gebruik van maken. Gezinshuisouders hebben het recht om, als hiertoe gereden aanleiding bestaat, het wachtwoord te wijzigen en kijk-, luister- en downloadhistorie te bekijken en/of op te slaan in de cliëntdossiers. 

Wifi 
In ons gezinshuis beschikken wij over een modern wifi-systeem dat volledig per gebruiker in te richten is. Het gaat hierbij ook om blokkades op basis van domeinen, content of zoekwoorden. Dit is mensenwerk en wordt per cliënt bepaalt. Gezinshuisouders hebben het recht om, als hiertoe gereden aanleiding bestaat, het wachtwoord van te wijzigen en kijk-, luister- en downloadhistorie te bekijken en/of op te slaan in de cliëntdossiers. 

Beveiligingsmaatregelen
Onze website is voorzien van een SSL-certificaat. Dit betekent dat onze website, net als bijvoorbeeld de website van uw bank, een beveiligde website is. Lees hier meer over SSL- certificaten op de website van Lets Encrypt.  

Ons CVS, cliëntvolgsysteem, is Zilliz. Ten behoeve van mailverkeer met zorgverleners en met betrekking tot het zorgcontract, beschikken wij over eenVecozo-certificaat 

Ook op overige gebieden zoals administratie, accountancy, cloud en wachtwoorden, hebben wij meer beveiligingsmaatregelen genomen dan die waartoe wij door de wet verplicht worden. 

Websites van derden 
Deze verklaring geldt niet voor websites van derden die u door middel van links vanaf onze Dienst kunt bezoeken. Wij kunnen niet garanderen dat deze derden op een betrouwbare of veilige manier met uw persoonsgegevens omgaan. Wij raden u aan de privacyverklaring van deze websites te lezen voor u ze gebruikt. 

Contactformulier 
Doel: Bij het invullen van dit formulier verwerken wij uw gegevens ten behoeve van het beantwoorden van uw gestelde vraag. Verstuur GEEN privacygevoelige informatie via dit formulier! 

Wijzigingen in deze privacyverklaring 
Wij behouden ons het recht voor om wijzigingen aan te brengen in deze verklaring. Een melding hiervan wordt op onze website en Facebookpagina gezet. Wij raden u aan om deze verklaring regelmatig te raadplegen, zodat u op de hoogte bent van wijzigingen. 

Datalekken 
In het voorkomende geval dat ons gezinshuis te maken krijgt met een datalek of vernietiging van gegevens, melden wij deze conform wetgeving bij het meldloket van de Autoriteit Persoonsgegevens. 

Uw rechten 
Cliënten en hun gezagdragers (voogd/ouders), kunnen hun/de persoonlijke gegevens inzien; 

Het is voor cliënten ingeschreven op het adres van het gezinshuis, tot een half jaar na uitschrijving, niet mogelijk om de verwerking van gegevens te laten beperken. Tegen de verwerking van de gegevens kunnen cliënten en hun gezagdragers in verzet gaan (de gegevensverwerking wordt stopgezet). Dit betekent automatisch dat de plaatsing in ons gezinshuis per die datum stopt. Zonder gegevensverwerking kan geen veilige zorg geleverd worden. 

Als uw gegevens niet kloppen, kunt u ons verzoeken de gegevens te wijzigen of om gegevens te laten verwijderen. Neem hiervoor contact [http://www.gezinshuisdeglimlach.nl/contact/] op met de gezinshuisouders/ondernemers. Als een dergelijke aanvraag bij ons wordt gedaan, kunnen wij u verzoeken om aanvullende gegevens. Dit doen wij om er zeker van te zijn dat de juiste persoon een aanvraag indient. 

Contactgegevens 
Heeft u een vraag of een verzoek? Mist u informatie of is u iets niet helemaal duidelijk? Klik dan hier voor de contactgegevens van Gezinshuis de Glimlach V.O.F.. 

Functionaris gegevensbescherming 
Gezinshuisouder en ondernemer Stephan van Vegchel, is functionaris gegevensbescherming. Meer over deze rol via deze link. 

Autoriteit Persoonsgegevens 
De Autoriteit Persoonsgegevens is bereikbaar van maandag tot en met vrijdag van 9.00 tot 17.00 uur via 088 – 1805 250 en 0900 – 2001 201. Klik hier  voor de website van de AP. 

Klachten 
Voor iedereen betrokken bij ons gezinshuis, geldt dat het mogelijk is om op diverse manieren (afhankelijk van uw rol en klacht), een klacht in te dienen. 

Informatie over het indienen van een klacht, vind u hier .